La factura electrónica será obligatoria para pymes y autónomos

La digitalización cada vez está más consolidada en el ámbito empresarial. Las actividades diarias se renuevan para agilizar procesos y acelerar los ritmos de trabajo. La factura electrónica es otro ejemplo de digitalización, que busca acelerar la innovación empresarial.

La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, aprobada el pasado 30 de junio, busca acelerar la adopción de la factura electrónica. El objetivo de esta ley es impulsar la creación de empresas y facilitar su crecimiento y expansión, a la vez que les ayuda a incrementar su productividad y mejorar su digitalización.

Obligatoriedad para implementar la facturación electrónica

Uno de los pilares fundamentales de la nueva normativa es la lucha contra la morosidad, una de las principales causas de los problemas de liquidez y rentabilidad de muchas empresas. Por este motivo la ley modifica la normativa actual y amplía la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales, para evitar la morosidad y tener un mayor control fiscal en tiempo real de las facturas emitidas. Además, Hacienda conocerá en tiempo real las facturas que se emiten.

Además, esta obligatoriedad supone, tanto para empresas como autónomos:

• Obligación de emitir una factura electrónica estructurada.
• Los destinatarios deben ser capaces de recibir y tratar facturas electrónicas.
• Los emisores deberán poner a disposición de sus clientes las facturas durante al menos 4 años.
• Sanciones de hasta 10.000 euros por incumplimiento de la normativa.
• El formato PDF no será válido, siendo necesario generar formatos de factura Facturae, UBL y otros con formatos XML.

Plazos para adaptarse a la factura electrónica

Será obligatorio implementar la factura electrónica en cuanto la ley entre en vigor el día siguiente a su publicación en el BOE, lo cual se prevé que ocurra a lo largo del año 2023.

Para las empresas y autónomos que tengan una facturación de más de 8 millones de euros al año, tendrán que generar facturas electrónicas en un plazo inferior a 1 año desde la entrada en vigor de la ley.

En el caso del resto de autónomos y empresas, tendrán un plazo de 3 años para actualizar sus sistemas y generar facturas electrónicas.

Todas aquellas empresas que no cumplan con los plazos legales de esta normativa no podrán acceder a subvenciones públicas.

Sanciones por no disponer de programas de facturación electrónica

Las empresas y autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían constituyendo una infracción administrativa. Esta infracción podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000€. La cuantía de dichas sanciones se aplicaría dependiendo del número de personas afectadas por la infracción o la continuidad o persistencia de dicha conducta infractora.

Ventajas de la factura electrónica

Aunque todavía son muchas las empresas, y en mayor cantidad los autónomos, los que se resisten a implantar la factura electrónica, ésta traerá consigo diversas ventajas:

• La factura electrónica permite un ahorro del 60%: correspondientes a costes derivados de la emisión de facturas. Esto supone un importante ahorro anual. Se reducen costes en el almacenamiento en papel al mismo tiempo que se mejora la visibilidad de las facturas en tiempo real, permitiendo aumentar la productividad, agilizar la gestión de los pagos y mejorar la satisfacción de los clientes.
• Incremento de la productividad: la gestión automatizada de la facturación permite al Departamento de Administración liberarse de tareas tediosas, reducir errores al realizar las facturas manualmente, agilizar el propio funcionamiento de la facturación y poder dedicar más tiempo a tareas de mayor valor añadido.
• Seguridad. La facturación electrónica tiene el mismo valor legal que una factura tradicional, aportando nuevas condiciones de seguridad para evitar fraudes en las transferencias de suplantación de identidad.

• Triple vertiente. La digitalización de las facturas tiene una triple vertiente y puede ser utilizada con clientes, proveedores y administración pública.
• Mejora en el nivel de satisfacción del cliente. Se mejora el nivel de satisfacción del cliente final gracias a que se centraliza la producción de sus facturas, se acelera su envío y se optimiza la trazabilidad.
• Posibilidad de generar y archivar impuestos. Los departamentos de administración podrán archivar las facturas electrónicas y duplicados con valor probatorio.

• Mayor trazabilidad y control de pagos entre las empresas y los autónomos. Se permite obtener información fiable y ágil para conocer los plazos efectivos de pago, requisito indispensable para poder reducir la morosidad de manera eficaz.

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