La nube permite compartir archivos con otras personas, sin la necesidad de utilizar soportes físicos y sin las limitaciones del correo electrónico

Los servicios en la nube se imponen como alternativa a los servicios en local, ya que son sistemas de gestión mucho más sencillos, a los que se puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet.

Compartir archivos es uno de los usos más extendidos de la nube. Los usuarios entran en una cuenta común mediante sus credenciales, donde se guarda información de todo tipo sin necesidad de utilizar espacio en el disco duro del equipo y sin peligro de perder la información. Otro uso muy extendido es el de realizar copias de seguridad en la nube, con el objetivo de poder recuperar un conjunto entero de datos.

Ventajas de la nube

• Ahorro de costes y espacio: al no tener que implementar estos servicios en servidores propios y poder almacenar los archivos en la nube.
• Trabajo colaborativo: entre distintas personas y organizaciones. Además, facilita la movilidad del personal, que puede trabajar tanto desde la oficina como fuera de ella.
• Mayor seguridad: frente a fallos de los equipos y soportes físicos, o la pérdida y el deterioro de los archivos.Si se produce una avería en un equipo existe un extra de seguridad al disponer siempre de una copia alojada en la nube.
• Flexibilidad: a la hora de usar una plataforma y distintos dispositivos para acceder a ella.

Principales riesgos

• Brechas de seguridad: mediante un ataque de ciberseguridad a cualquier tipo de archivo con información confidencial.
• Pérdida de datos: las infraestructuras del tercero que presta el servicio puede sufrir posibles fallos.
• Accesos no autorizados: si no se gestionan de forma correcta los permisos que se otorgan a los distintos usuarios con lo que se comparte la información.

Cómo compartir archivos de forma segura

• Contraseñas robustas: crear diferentes cuentas para todo aquel que acceda a la plataforma donde se almacena la información. Crear contraseñas seguras que no se deberán comunicar a nadie del entorno y cambiarlas cada cierto tiempo.
• Política de permisos: para los usuarios con los que compartimos los archivos. Otorgar diferentes permisos, de lectura, descarga o escritura.
• Herramientas de cifrado: con el objetivo de garantizar la confidencialidad de la información.
• No compartir la totalidad de las carpetas con invitados: es recomendable compartir incluso un único archivo, lo que evita tener que dar acceso a todos los documentos que puedan utilizar sin ser autorizados.
• Software antivirus y antimalware: para asegurarnos de que los archivos que almacenamos y compartimos en la nube con confiables.

Compartir archivos en la nube nos ofrece muchas ventajas, pero debemos tener presente que existen riesgos. Por eso es importante tomar las medidas de seguridad mencionadas para compartir archivos de forma segura y gestionar el trabajo de manera ágil.